«Металлоинвест» и «МегаФон» вместе создают цифровые решения для промышленности*
Как ГК «Металлоинвест» уходит от бумажного документооборота и переходит на цифровые электронные подписи
-
Статья
-
Статья
Многие промышленные предприятия в условиях цифровизации находятся в поиске новых направлений повышения эффективности и оптимизации бизнес-процессов. ГК «Металлоинвест» реализовывает программу трансформации бизнеса Industry 4.0.
Технологично и удобно
В рамках этой программы одним из направлений развития технологий и повышения эффективности процессов является максимальный уход от бумажного документооборота и переход на цифровые электронные подписи.
«Необходимость ускорения процессов и передовые технологии открывают для ГК «Металлоинвест» возможности, позволяющие отказаться от привычных решений и перейти к более технологичным и удобным», – рассказала управляющий директор ООО «МКС», главный бухгалтер УК «Металлоинвест» Елена Шахова.
По её словам, в 2019 году на предприятиях ГК началось использование нового онлайн-сервиса от ПАО «МегаФон», интегрированного с системой SAP S4/HANA и позволяющего работникам подписывать первичные учётные документы посредством мобильной электронной подписи.
«Мобильная электронная подпись (МЭП) – это технология создания усиленной квалифицированной электронной подписи с помощью применения специальной SIM-карты, – поясняет Елена Шахова. – Данный сервис предоставил нам возможность с минимальными расходами перевести в электронный вид первичные учетные документы. В результате мы полностью исключили бумажный оборот отдельных документов, расходы на бумагу и хранение документов».
В настоящее время, отмечает Елена Шахова, сотрудникам комбинатов выдано более 1 000 МЭП:
«Работники уже оценили быстроту, удобство оформления документов и отсутствие необходимости их доставки в учётный центр. Также мы отмечаем положительное влияние электронного документооборота на качество информации и сроки закрытия отчётности. В дальнейшем мы планируем перевести в цифровую среду не только все первичные учётные документы, но и другие документы предприятий ГК «Металлоинвест».
Старший кладовщик завода горячебрикетированного железа Галина Меченкова / Фото: предоставлено пресс-службой Лебединского ГОКа
Проект «без бумаги» включает в себя несколько этапов:
1-й этап – цифровизация внутригрупповых документов;
2-й этап – цифровизация отношений с поставщиками;
3-й этап – полный переход всех компаний группы на работу «без бумаги».
Внедрение данного проекта оказывает целый ряд положительных эффектов на функционирование предприятия и бизнеса в целом. Так, благодаря МЭП, в разы повышается оперативность отражения данных в учёте, а также значительно возрастает качество сохраняемых данных. Теперь вся информация хранится в электронном виде, а не на бумаге, что позволяет всем данным безопасно лежать в системе.
Среди других положительных эффектов внедрения МЭП можно назвать снижение затрат на администрирование процесса и архива, а также перестройку многих бизнес-процессов. Благодаря МЭП происходит упрощение процедур и уход от «исторически сложившегося порядка».
И, конечно, ещё один эффект, о котором не стоит забывать – это эффект «экономии бумаги и деревьев».
Преимущества налицо
В рамках данного проекта затрагиваются функциональные области, которые напрямую влияют на основной бизнес компании. Речь идёт о первичных бухгалтерских документах, которые поэтапно переходят в электронное пространство и имеют юридическую значимость благодаря усиленной электронной подписи. Как привычная всем подпись на бумаге удостоверяет личность её владельца, так и электронная подпись выполняет ту же функцию, только теперь уже на документах в электронном варианте любого уровня и важности.
«Для успешной наладки процесса команды «МегаФона», JSA (входит в «ИКС холдинг») и Металлоинвеста разработали индивидуальный бизнес-процесс выдачи МЭП. Он включает в себя подготовку корректно заполненных документов, группировку в списки приоритетов и передачу на проверку в управляющий центр «МегаФона», где специально выделенная под проект команда проверяет документы и выпускает сертификаты для МЭП», – рассказывает директор по развитию корпоративного бизнеса компании «МегаФон» Наталья Талдыкина.
По её словам, на финальной стадии проходит личная идентификация пользователей:
«Для этого сотрудникам Металлоинвеста достаточно прийти с паспортом в установленное время на территорию своего предприятия, сделать две подписи и забрать сим-карту с МЭП. В данный момент благодаря такому процессу нам удалось выйти на объёмы выдачи 150–200 сим-карт в неделю».
Ниже приведены преимущества использования МЭП в подписании документов:
— не требуется покупка дополнительных устройств и ключевых носителей;
– не требуется установка на ПК сложных программ криптографии;
– подписание документов возможно в любой точке предприятия.
Начальник участка сгущения, фильтрации и сырого окомкования (МГОК) Денис Мишин / Фото: предоставлено пресс-службой Лебединского ГОКа
Таким образом, для использования технологии МЭП всё, что необходимо делать владельцам мобильных устройств, – это следить за наличием доступности сотовой сети и контролировать уровень заряда устройства.
Для того чтобы начать пользоваться МЭП, нет необходимости менять действующий номер телефона: новую сим-карту можно получить взамен действующей, при этом все обычные функции сим-карты: возможность отправки СМС, совершение голосовых вызовов и пользование Интернетом – сохраняются.
В два шага
С января 2020 года на Михайловском и Лебединском горно-обогатительных комбинатах начался процесс выдачи МЭП работникам, участвующим в визировании документов. К 10 июня 2020 года выдано более 800 электронных подписей.
Галина Меченкова, старший кладовщик завода горячебрикетированного железа, одна из первых начала применять МЭП на Лебединском ГОКе и на сегодняшний день успешно её использует при подписании приходных ордеров и актов на списание МПЗ.
«При использовании МЭП исключается необходимость создания актов на списание МПЗ на бумажном носителе, – говорит Галина Николаевна. – Электронный документ, подписанный МЭП, сразу принимается к учёту. Для кладовщика это очень удобно. Высвобождается время для непосредственно складской работы. Приходный ордер также формируется и подписывается электронно».
Процесс подписания документа МЭП прост и происходит в два шага:
1. проверить реквизиты документов, указанные во всплывающем сообщении на мобильном телефоне;
2. нажать кнопку «Подписать» или кнопку «Отклонить» и подтвердить своё действие PIN-кодом.
«После введения МЭП рабочий процесс материально ответственных лиц существенно изменился, став быстрее и удобнее, – признаётся начальник участка сгущения, фильтрации и сырого окомкования (МГОК) Денис Мишин. – После запуска в работу электронного документооборота были исключены из ежедневной работы такие рутинные процессы, как распечатка, подписание и доставка документов во Фронт-офисы ООО «МКС». Теперь, после подписания МЭП, документы автоматически отправляются по назначению. Поскорее бы все документы системы SAP перевели в ЭДО. У меня только положительные эмоции».
Технология МЭП значительно упрощает процесс подписания документации и экономит ресурсы:
— экономятся материальные ресурсы (канцелярия, краска для принтера) при распечатывании документа;
– исключаются перемещения работников и время ожидания подписания документов;
– подписание происходит в течение нескольких минут;
– исключается процесс формирования реестров документов;
– исключается контроль соответствия документа печатной версии: документ, подписанный МЭП, всегда идентичен операции.
Тетянников Андрей Юрьевич, ведущий специалист по ведению ремонтов Автотракторного управления, сразу после получения прав на мобильную электронную подпись приступил к активному её использованию.
«Подписывать акты на списание МПЗ на ремонты с помощью МЭП очень удобно, – отмечает он. – Процесс происходит оперативно и не требует создания бумажного документа с последующей его передачей по реестру. В виду территориальной удалённости нашего подразделения это важно, и высвобожденное время можно продуктивно использовать».